ارزیابی بلوغ سازمان به بررسی سطح تکامل و پیشرفت سازمان در اجرای فرآیندها، توانمندی‌ها و رویکردهای مدیریتی آن اشاره دارد. این ارزیابی به سازمان کمک می‌کند تا وضعیت کنونی خود را در زمینه‌هایی نظیر کارایی عملیاتی، نوآوری، فرهنگ سازمانی، مدیریت منابع انسانی و تکنولوژی شناسایی کند و برای بهبود مستمر و رسیدن به اهداف استراتژیک، برنامه‌ریزی نماید.
برای ارزیابی بلوغ سازمان، معمولاً از مدل‌ها و چارچوب‌های مختلفی استفاده می‌شود که به سازمان‌ها امکان می‌دهد سطح بلوغ خود را بر اساس معیارهای استاندارد مشخص کنند. مدل‌های بلوغ اغلب به صورت سلسله مراتبی طراحی می‌شوند و سازمان‌ها را از نظر میزان پیچیدگی، استانداردسازی و بهینه‌سازی فرآیندها در یکی از سطوح بلوغ قرار می‌دهند.
برخی از مدل های بلوغ سازمانی
مدل‌های بلوغ متعددی برای ارزیابی سازمان‌ها وجود دارند، که از معروف‌ترین آن‌ها می‌توان به مدل‌های زیر اشاره کرد:
مدل بلوغ قابلیت (CMMI):
این مدل یکی از شناخته‌شده‌ترین مدل‌های بلوغ است و پنج سطح را برای ارزیابی بلوغ سازمان‌ها تعریف می‌کند:
سطح 1: ابتدایی – فرآیندهای سازمانی غیرمستند و واکنشی هستند.
سطح 2: مدیریت‌شده – فرآیندها به صورت اولیه مستند و قابل تکرار هستند.
سطح 3: تعریف‌شده – فرآیندها به طور کامل تعریف شده و استانداردسازی شده‌اند.
سطح 4: مدیریت‌شده کمی – فرآیندها اندازه‌گیری شده و بر اساس داده‌های کمی بهبود می‌یابند.
سطح 5: بهینه‌سازی – فرآیندها به طور مستمر ارزیابی و بهبود داده می‌شوند.
مدل تعالی EFQM (مدل تعالی بنیاد کیفیت اروپا):
این مدل از نه معیار اصلی تشکیل شده است که پنج معیار آن مربوط به عوامل توانمندساز (رهبری، استراتژی، منابع انسانی، شراکت‌ها و منابع، فرآیندها) و چهار معیار مربوط به نتایج (نتایج مشتری، نتایج کارکنان، نتایج جامعه، نتایج کلیدی عملکرد) است. این مدل بر ارزیابی و بهبود مستمر تمرکز دارد و سازمان‌ها را به سمت تعالی هدایت می‌کند.
مدل بلوغ فرآیند های کسب و کار (BPMM):
این مدل برای ارزیابی بلوغ مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار طراحی شده و سطوح مختلفی از استانداردسازی و بهینه‌سازی فرآیندها را پوشش می‌دهد.
مدل بلوغ پروژه (OPM3):
این مدل توسط موسسه PMI طراحی شده و بر ارزیابی توانمندی سازمان‌ها در مدیریت پروژه‌ها و اجرای استراتژی‌های کسب‌وکار متمرکز است.
مراحل ارزیابی بلوغ سازمانی
شناسایی فرآیندها و حوزه‌های کلیدی: اولین گام، شناسایی فرآیندهای اصلی و حوزه‌های کلیدی سازمان است که باید ارزیابی شوند. این حوزه‌ها می‌توانند شامل مدیریت پروژه، نوآوری، فرآیندهای تولید و غیره باشند.
تعریف معیارهای ارزیابی: بر اساس مد
مدل بلوغ انتخاب‌شده، معیارهای ارزیابی تعریف می‌شوند. این معیارها می‌توانند شامل کیفیت فرآیندها، سطح مشارکت کارکنان، استفاده از تکنولوژی و غیره باشند.
جمع آوری داده ها:
از طریق مصاحبه‌ها، پرسشنامهها و تحلیل‌های داده‌ای، اطلاعات مربوط به فرآیندها و توانمندی‌های سازمانی جمع‌آوری می‌شود.
تحلیل و تعیین سطح بلوغ:
داده‌ها تحلیل می‌شوند و سطح بلوغ سازمان در هر حوزه تعیین می‌شود. به عنوان مثال، سازمان ممکن است در حوزه‌ای در سطح "مدیریت‌شده" (سطح 2) و در حوزه‌ای دیگر در سطح "بهینه‌سازی" (سطح 5) قرار بگیرد.
شناسایی نقاط قوت و ضعف:
پس از تعیین سطح بلوغ، نقاط قوت و ضعف سازمان شناسایی می‌شوند تا برای بهبود مستمر اقدامات لازم برنامه‌ریزی شود.
برنامه‌ریزی برای بهبود:
بر اساس نتایج ارزیابی، یک نقشه راه برای ارتقاء بلوغ سازمان تدوین می‌شود که شامل اجرای تغییرات در فرآیندها، توسعه منابع انسانی، یا ارتقاء فناوری‌ها است.
سیر شکل گیری مدل‌های کیفیت و تعالی سازمانی به عنوان یکی از مدل‌های ارزیابی بلوغ سازمانی
سیر شکل‌گیری مدل تعالی سازمانی به طور عمده بر اساس نیازهای سازمان‌ها برای بهبود مستمر عملکرد و افزایش رقابت‌پذیری شکل گرفته است. این مدل‌ها از دهه‌های گذشته به عنوان پاسخی به چالش‌های مدیریتی و نیازهای جهانی کسب‌وکارها برای بهبود کیفیت، بهره‌وری و رضایت مشتریان توسعه یافته‌اند. در این مسیر، چند مدل معروف و کلیدی در سیر تحول و شکل‌گیری مدل‌های تعالی سازمانی نقش داشته‌اند.
شکل‌گیری رویکردهای کیفیت در دهه 1950
مفهوم مدیریت کیفیت و تلاش برای بهبود عملکرد سازمانی از اواسط قرن بیستم به دلیل نیازهای صنعتی و رقابتی شکل گرفت. در این دوران، مدیرانی مانند ادموند دمینگ و جوزف جوران مفاهیم جدیدی را در زمینه بهبود فرآیندهای تولید و کنترل کیفیت معرفی کردند. دمینگ با تمرکز بر بهبود کیفیت به عنوان عاملی برای افزایش بهره‌وری، پایه‌های مدیریت کیفیت را بنا نهاد.
مدل جوایز کیفیت و تعالی سازمانی
یکی از عوامل مهم در شکل‌گیری مدل‌های تعالی سازمانی، ایجاد جوایز ملی کیفیت بود. این جوایز که از دهه 1980 به بعد در کشورهای مختلف ایجاد شدند، نه تنها معیارهای ارزیابی عملکرد سازمان‌ها را مشخص کردند، بلکه چارچوب‌هایی برای بهبود عملکرد و دستیابی به تعالی سازمانی ارائه دادند.
الف) جایزه دمینگ (1951)
یکی از نخستین تلاش‌ها در این زمینه جایزه دمینگ بود که در سال 1951 در ژاپن راه‌اندازی شد. این جایزه بر بهبود مستمر فرآیندهای تولید و مدیریت کیفیت جامع تمرکز داشت و بسیاری از مفاهیم کلیدی مدیریت کیفیت در این جایزه گنجانده شد. این جایزه به ژاپن کمک کرد تا در دوران پس از جنگ جهانی دوم به یک قدرت صنعتی تبدیل شود و بسیاری از اصول مدیریتی آن بعدها در غرب نیز مورد توجه قرار گرفت.
ب) مدل مالکوم بالدریج (1987)
در ایالات متحده، در سال 1987، جایزه ملی کیفیت مالکوم بالدریج (MBNQA) به عنوان یکی از اولین تلاش‌های رسمی برای ارزیابی و بهبود عملکرد سازمان‌ها ایجاد شد. این مدل، معیارهای کلیدی همچون رهبری، استراتژی، مشتری‌مداری، مدیریت منابع انسانی و نتایج کسب‌وکار را پوشش می‌داد. هدف این جایزه، ایجاد یک چارچوب یکپارچه برای سازمان‌ها جهت بهبود فرآیندها و افزایش رقابت‌پذیری بود.
ج) مدل‌های تعالی سازمانی اروپا و EFQM (1992)
در اوایل دهه 1990، کشورهای اروپایی نیز با توجه به نیازهای خود در عرصه جهانی و رقابت‌پذیری، به توسعه مدل‌های تعالی سازمانی پرداختند. در این راستا، مدل تعالی EFQM (European Foundation for Quality Management) در سال 1992 توسط بنیاد مدیریت کیفیت اروپا شکل گرفت. این مدل که به یکی از رایج‌ترین مدل‌های تعالی سازمانی در اروپا و دیگر نقاط جهان تبدیل شده است،
بر ارزیابی جامع عملکرد سازمان‌ها بر اساس معیارهای توانمندساز و نتایج تأکید دارد.
مدل EFQM در ویرایش 2020 شامل 7 معیار اصلی است:
مبنای وجودی، چشم انداز و استراتژی
فرهنگ سازمانی و رهبری
تعامل با ذی نفعان
خلق ارزش پایدار
پیشبرد عملکرد و تحول
نتایج برداشتی
نتایج عملکردی
مدل EFQM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک بهتری از وضعیت فعلی خود داشته باشند، نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند و به سمت بهبود مستمر حرکت کنند. این مدل با توجه به تمرکز خود بر توانمندسازی و نتایج، به عنوان یکی از جامع‌ترین و کامل‌ترین مدل‌های تعالی سازمانی شناخته می‌شود.
گسترش مدل‌های تعالی سازمانی به سایر کشورها
پس از موفقیت مدل‌های تعالی سازمانی در اروپا و آمریکا، این مدل‌ها در سراسر جهان گسترش یافتند. کشورهای مختلف با توجه به نیازهای خود، جوایز ملی کیفیت و مدل‌های تعالی خود را توسعه دادند. به عنوان مثال:
بکارگیری مدل تعالی سازمانی در قالب جوایز گوناگو که توسعه بافته مدل اروپایی را به عنوان چارچوب‌های بومی‌شده در ایران مورد استفاده قرار داده‌اند.
جایزه کیفیت آسیا (APQO) که در کشورهای آسیایی به کار گرفته شد و سازمان‌ها را به سمت بهبود کیفیت و تعالی هدایت کرد.
مدل‌های تعالی سازمانی به مرور زمان با تغییرات و نیازهای جدید به‌روزرسانی شده‌اند. به عنوان مثال:
مدل EFQM در سال‌های مختلف بازنگری شد تا با شرایط جدید کسب‌وکارها و فناوری‌های نوین سازگار شود.
مدل مالکوم بالدریج نیز به طور مداوم به‌روزرسانی شده است تا پاسخگوی تغییرات محیطی، رقابتی و تکنولوژیکی باشد.
مفاهیم نوین در تعالی سازمانی
با پیشرفت فناوری و تغییرات جهانی، مفاهیم جدیدی به مدل‌های تعالی اضافه شد. از جمله:
نوآوری:
سازمان‌ها به سمت پذیرش و مدیریت نوآوری حرکت کردند تا در محیط‌های پویا و رقابتی به بقا و رشد ادامه دهند.
پایداری و مسئولیت اجتماعی:
در دهه‌های اخیر، مفهوم پایداری و مسئولیت اجتماعی به عنوان یکی از معیارهای مهم در مدل‌های تعالی سازمانی مطرح شده است. سازمان‌ها موظف به توجه به تأثیرات اجتماعی و زیست‌محیطی فعالیت‌های خود هستند.
دیجیتالی‌سازی:
با پیشرفت فناوری‌های دیجیتال و ورود صنعت 4.0، بسیاری از سازمان‌ها به سوی استفاده از تکنولوژی‌های دیجیتال برای بهبود فرآیندها و عملکرد خود حرکت کردند و این تغییرات در مدل‌های تعالی سازمانی نیز منعکس شد.
جایزه تعالی صنعت کاشی و سرامیک ( تکس )
مدل تعالی صنعت کاشی و سرامیک علاوه بر تمرکز بر عملکرد شرکت‌ها، نتایج حاصل از این عملکرد را نیز مورد ارزیابی قرار می‌دهد، این مهم سبب گردیده است که این مدل به چارچوبی مطلوب برای آزمودن یکپارچگی و همسویی خواسته های سازمان برای آینده تبدیل کند. آزمونی که بر پایه شیوه های کنونی کار و واکنش های آن به چالش ها و مشکلات صورت می گیرد.
به کارگیری این مدل فرصتی فراهم می سازد تا سراسر سازمان مورد ارزیابی قرار گیرد و چشم اندازی همه جانبه و جامع برای آن در نظر گرفته شود و درک شود که سازمان، پیچیده و در عین حال سیستی نظم یافته است. در مقیاس بزرگ، همانند جهان، سازمان نبایست به عنوان سیستمی خطی، مکانیکی و قابل پیش بینی در نظر گرفته شود بلکه بسیار مهم تر است ، که به عنوان یک سیستم تطابق پذیر پیچیده"درک شود که از انسان های وابسته به هم در دنیایی زنده و پویا تشکیل شده است.
فرآیند حضور در جایزه تعالی تکس
حضور در جایزه تعالی سازمانی فرآیندی ساختارمند و چند مرحله‌ای است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا وضعیت فعلی خود را ارزیابی کرده، نقاط قوت و ضعف را شناسایی و در جهت بهبود مستمر حرکت کنند. در ادامه، مراحل فرآیند حضور در جایزه تعالی سازمانی به تفصیل توضیح داده می‌شود.
تصمیم‌گیری و آمادگی برای شرکت در جایزه
در مرحله اول، مدیریت سازمان باید تصمیم بگیرد که در فرآیند جایزه تعالی شرکت کند. این تصمیم بر اساس نیازهای سازمان برای بهبود و دستیابی به تعالی و همچنین هدف آن‌ها از مشارکت در این جایزه اتخاذ می‌شود. در این مرحله، سازمان باید:
آماده‌سازی تیم داخلی:
تشکیل یک تیم داخلی برای پیگیری فرآیندهای مرتبط با جایزه و برنامه‌ریزی برای ارزیابی عملکرد.
آموزش و آشنایی با مدل تعالی:
کارکنان و مدیران سازمان باید با اصول و معیارهای مدل تعالی آشنا شوند. ممکن است نیاز به آموزش‌های تخصصی درباره مدل تعالی تکس باشد.
خودارزیابی (Self-Assessment)
این یکی از مراحل کلیدی در فرآیند حضور در جایزه تعالی است. خودارزیابی به سازمان کمک می‌کند تا وضعیت فعلی خود را بررسی کند و درک دقیقی از عملکرد خود به دست آورد.
انتخاب روش خودارزیابی:
روش‌های مختلفی برای خودارزیابی وجود دارد، مانند استفاده از پرسشنامهها، کارگاه‌های گروهی و تحلیل
شناسایی نقاط قوت و ضعف:
در این مرحله، سازمان باید نقاط قوت و فرصت‌های بهبود را در تمامی ابعاد مدل تعالی شناسایی کند.
برنامه‌ریزی برای بهبود:
پس از شناسایی نقاط ضعف، باید برنامه‌های عملیاتی برای رفع این نقاط و بهبود عملکرد تدوین شود.
تهیه و تدوین گزارش تعالی (Submission Report)
گزارش تعالی یکی از اسناد کلیدی برای ارزیابان است. این گزارش باید عملکرد سازمان را در قالب معیارهای مدل تعالی تکس شرح دهد. برخی از مراحل این بخش عبارتند از:
جمع‌آوری داده‌ها و مستندات:
جمع‌آوری اطلاعات و مستندات لازم در رابطه با عملکرد سازمان در زمینه‌های مختلف مانند رهبری، استراتژی، منابع انسانی، فرآیندها و نتایج.
تهیه گزارش تعالی:
این گزارش باید به‌طور جامع و منسجم عملکرد سازمان را در قالب معیارهای تعیین شده توضیح دهد. گزارش باید به نحوی باشد که ارزیابان بتوانند وضعیت واقعی سازمان را از آن درک کنند.
ارائه مثال‌های مستند:
در گزارش باید از مثال‌های واقعی و قابل تأیید برای نشان دادن عملکرد سازمان استفاده شود.
ارسال گزارش به دبیرخانه جایزه
پس از آماده‌سازی گزارش تعالی، این گزارش به دبیرخانه جایزه ارسال می‌شود. سازمان‌ها معمولاً باید تا مهلت تعیین‌شده گزارش‌های خود را به صورت رسمی تحویل دهند.
بررسی اولیه توسط دبیرخانه:
دبیرخانه جایزه معمولاً بررسی‌های اولیه‌ای را انجام می‌دهد تا اطمینان حاصل شود که گزارش کامل و مطابق با الزامات جایزه است.
ارزیابی توسط ارزیابان مستقل
این مرحله شامل ارزیابی عملکرد سازمان توسط تیمی از ارزیابان مستقل و مجرب است. این ارزیابی بر اساس گزارش ارائه‌شده و بازدیدهای میدانی انجام می‌شود.
تیم ارزیابان:
ارزیابان معمولاً متخصصانی در زمینه‌های مختلف مدیریتی و کیفیت هستند که بر اساس معیارهای مدل تعالی، عملکرد سازمان را ارزیابی می‌کنند.
مطالعه گزارش تعالی:
ارزیابان ابتدا گزارش تعالی را مطالعه می‌کنند تا به درکی جامع از وضعیت سازمان دست یابند.
بازدید میدانی:
ارزیابان از محل سازمان بازدید می‌کنند تا عملکرد واقعی را از نزدیک مشاهده کنند و با مدیران و کارکنان گفت‌وگو داشته باشند. هدف از بازدید میدانی، بررسی صحت و دقت مطالب ذکر شده در گزارش تعالی و همچنین بررسی جزئیات بیشتر در مورد فرآیندها و نتایج است.
تحلیل و امتیازدهی
پس از بازدید میدانی و ارزیابی عملکرد، ارزیابان نتایج را تحلیل کرده و امتیازاتی را به هر یک از معیارهای مدل تعالی تخصیص می‌دهند. این امتیازات بر اساس معیارهای از پیش تعیین‌شده انجام می‌شود و در نهایت منجر به تعیین سطح تعالی سازمان می‌شود.
تخصیص امتیازات به هر معیار: هر یک از معیارهای مدل تعالی تکس یا دیگر مدل‌های تعالی دارای وزن خاصی هستند و ارزیابان بر اساس شواهد و مستندات، به هر معیار امتیاز می‌دهند.
تهیه گزارش بازخورد: ارزیابان معمولاً گزارشی تهیه می‌کنند که شامل نقاط قوت سازمان، فرصت‌های بهبود و پیشنهاداتی برای ارتقای سطح عملکرد است.
اعلام نتایج و اعطای جایزه
پس از اتمام ارزیابی‌ها و امتیازدهی، نتایج نهایی توسط دبیرخانه جایزه اعلام می‌شود. سازمان‌ها بر اساس سطح عملکرد و امتیاز کسب‌شده در یکی از سطوح جایزه قرار می‌گیرند.
